Find balancen – digitale og fysiske mødedeltagere in space

Find balancen - digitale og fysiske mødedeltagere in space

Hvornår skal vi bede deltagerne reagere digitalt, og hvornår skal vi bede dem interagere ansigt til ansigt? Se hvordan du laver et godt mix på fremtidens møder og konferencer.

Flere og flere bruger digitale metoder, når de gerne vil involvere deltagerne aktivt på møderne. Det digitale univers kan være forjættende med masser af (nye) muligheder for at aktivere deltagerne, men det digitale skal bruges med omtanke og i den rette balance med aktiviteter i det fysiske rum, så du undgår, at deltagerne forsvinder ind i skærmen og sidder alt for stille under hele mødet.

Når du bruger digitale deltagerinvolveringsmetoder på jeres møde, er det derfor afgørende at de:

Tjener et konkret formål og passer ind i mødets flow

Det digitale må ikke blive et ”add on” der processuelt hænger og flaprer, bare fordi I gerne vil være smarte. Brug fx en digital involveringsmetode under eller efter et indlæg, hvis du gerne vil give deltagerne mulighed for at transformere det, de har hørt om, til noget de selv kan bruge. Og hvis du selv gerne vil have indblik i, hvad deltagerne har fået ud af indlægget.

Indgår i balance med mødets øvrige aktiviteter

Deltagerne skal også have stimuleret deres behov for at interagere med de andre deltagere, og bevæge sig lidt fysisk.

Det, at være klistret til skærmen under hele mødet duer ikke. Det ville jo være ærgeligt hvis deltagerne gik hjem med en oplevelse af, at de lige så godt kunne have deltaget i mødet hjemmefra, fordi de ikke fik talt med nogle af de andre. Netværksdannelse (=interaktion) med de andre deltagere i det fysiske rum ligger fortsat højt på ønskelisten for møder og konferencer, og det er nemt at stimulere. Du kan fx bede deltagerne summe om det, de lige har hørt, med sidemanden, eller tale om noget ved bordet.

Det, at sidde stille for længe på mødet, er heller ikke godt. Der skal bevægelse til holde hovedet klart og kroppen tilfreds, og det kan man faktisk også bruge digitale metoder til. Bed fx deltagerne stille sig på en række i forhold til det, de forinden har stemt digitalt.

Skaber vekselvirkning mellem individuel refleksion og interaktion med andre deltagere

Det er altid godt at lade deltagerne tænke sig om, inden de skal sige noget højt. På den måde stiller du alle mere lige, og giver dem som har brug for at tænke før de taler (!) bedre muligheder for at komme på banen. Hvis du gerne vil give deltagerne mulighed for at tænke sig om kan du fx bede dem besvare nogle spørgsmål digitalt. Herefter kan du lynhurtigt skabe overblik over deltagernes besvarelser og så bede dem tale om besvarelserne ansigt til ansigt.

Det gode mix – et eksempel:

Hvis du nu har fået mod på at bruge digitale deltagerinvolveringsmetoder på dit næste møde, så kan du lade dig inspirere at nedenstående simple kombination af digitale og ansigt-til-ansigt metoder, som du kan bruge efter et oplæg, eller under et oplæg, hvis det varer mere end 20 minutter.

Kombinationen gør, at deltagerne både får interageret i det fysiske rum, reflekteret individuelt og bevæget sig fysisk en smule, og alt det på bare 10-15 minutter.

Opskriften er simpel:

  • Bed deltagerne stemme digitalt, fx fra deres egen smartphone, om deres erfaringer om emnet (=digitalt, individuel refleksion).
  • Bed derefter deltagerne:
    • Summe med sidemanden om resultatet af afstemningen på storskærmen. Spørg efterfølgende et par deltagere, hvad de har talt om i plenum (=interaktion, ansigt til ansigt).
    • Stille sig op på en række afhængigt af det, de har stemt. Spørg derefter nogle af deltagerne hvorfor de har stillet sig, hvor de har (=interaktion, ansigt til ansigt).

Prøv det. På dit næste møde?

Workshop: “Hvordan involverer vi deltagerne fysisk og digitalt på samme tid?” onsdag den 4. Marts 2015 på Møde & Eventmessen i Forum i København. Oplev og lær når  Line Holst Jensen (AZENA), Bo Kryger (Moving Minds) og  Michael Leslie Ahlstrand (ConsensusOnline) tager dig med. Se mere her.