Giv deltagerne mødet i hænderne med teknologi

Giv deltagerne mødet i hænderne med teknologi

Teknik i hænderne kan få dine deltagere til at forsvinde fra mødet – medmindre du tager styringen, og bruger teknikken til at holde deltagerne aktivt på mødesporet. Se her, hvordan du gør.

Af Michael Leslie Pryner, ConsensusOnline.

Deltagerinvolvering ved hjælp af moderne mødeteknologi som Smart Phones (telefoner med internetforbindelse) og tablets – f.eks. iPads – tilkæmper sig stille og roligt plads i mødebudgetterne. Undersøgelser viser, at du kan øge udbyttet af dine møder med 60-90% ved at skrue ned for ”LYT og SE PÅ SKÆRMEN” og skrue op for ”SIG og GØR”. Set i det lys, er aktiv involvering af deltagerne fx ved brug af moderne mødeteknologi jo en investering – ikke en omkostning.

ConsensusOnline.dk er et danskejet firma, der hjælper kunder over hele verden med at involvere deltagere i møder og konferencer ved hjælp af moderne mødeteknologi. Se mere på http://www.consensusonline.dk/

Deltagerinvolvering ved hjælp af moderne mødeteknologi er velegnet når man f.eks. ønsker at sikre at deltagerne har forstået det, der netop er gennemgået, eller give så mange som muligt ordet på kort tid.

Her er nogle eksempler på, hvordan du kan involvere deltagerne aktivt ved hjælp af moderne mødeteknologi:

1) Afstemninger eller quiz’er – svar indsamles hurtigt og vises omgående grafisk

2) Opsamling og udvælgelse af relevante spørgsmål, som kan vises på storskærm

3) Besvarelse af faglige opgaver og spørgsmål – giver hurtigt overblik over deltagernes forståelsesgrad

De tre grundelementer

For at involvere deltagerne aktivt med mødeteknologi, skal du bruge tre ting:

1) Hardware i form af nogle kommunikationsenheder – mobiltelefoner, stemmebokse eller tablets, og en computer til at styre slaget fra.

2) Software til at håndtere rammerne for kommunikationen mellem enhederne

3) En god WiFi-forbindelse!

Det er fristende at kaste sig ud i en gør-det-selv løsning, som er baseret på, at deltagerne kobler sig på med egne enheder, så I undgår at købe eller leje enheder til deltagerne. Her er det imidlertid vigtigt at huske, at deltagernes enheder har forskellige platforme (operativsystemer) og softwaretilstande, og at mange ikke opdaterer deres enheder regelmæssigt. Dermed risikerer du, at nogle af deltagerne ikke kan få adgang til at deltage i fx afstemningen.

En anden udfordring er, at deltagernes IT-flair varierer ganske meget. Min erfaring er for eksempel, at 25% af mødedeltagerne IKKE er i stand til at skrive en simpel internetadresse i en browser. Overrasket?

Problemer med forskellige enheder og IT-flairs kan du undgå, hvis softwaren er installeret på enhederne på forhånd, så man kan styre det fra en hovedenhed. Min anbefaling er derfor, at du lejer enheder, hvor softwaren allerede er lagt ind. Så bliver alle deltagerne lige stillet, og det er lettere at hjælpe dem.

Det vigtigste er dog WiFi-forbindelsen. Den skal dimensioneres efter deltagerantallet, den skal være dedikeret (dvs. forbeholdt dit møde), og den skal være sikker, så du ikke risikerer, at data fra mødet lander i de forkerte hænder. Det er krav, som mange mødesteder desværre har svært ved at imødekomme. Vil du være sikker, bør du etablere dit eget lukkede netværk på stedet.

Kom godt i gang – start i det små

Rom blev ikke bygget på én dag, så tag små skridt frem mod større og mere komplekse metoder. For mange deltagere kan det, at skulle anvende sin egen telefon til én afstemning være en skelsættende mødeoplevelse. Næste gang kan du så lave fx en lærende quiz om et emne, du vil sikre dig, mødedeltagerne har forstået. Du kan også forsøge dig med at lade dine deltagere bruge telefonen eller iPad’en til både gruppeopgaver, dilemmaspil og evaluering af arrangementet. På den måde kan du hen ad vejen opbygge erfaringer med forskellige metoder til at involvere dine deltagere med moderne mødeteknologi – og optimere udbyttet af dine arrangementer.

WORKSHOP: Vil du lære mere om, hvordan hvordan du involverer deltagere fysisk og digitalt på samme tid?” Oplev og lær når  Line Holst Jensen (AZENA), Bo Kryger (Moving Minds) og  Michael Leslie Ahlstrand (ConsensusOnline) tager dig med.

Onsdag den 4. Marts 2015 på Møde & Eventmessen i Forum i København