93.000 ud af 98.000 analoge møder kan med fordel erstattes af videotolkning og videokonferencer

1. april 2016

Der er gigantiske besparelser at hente med videotolkning og videokonferencer bare indenfor de indsatsrettede møder, som kun udgør 6% af alle møderne på det kommunale sundhedsområde.

Og udstyret er i orden, til videomøderne altså, i hovedparten af kommunerne. Det bliver bare ikke brugt i tilstrækkeligt omfang, konkluderes det i en analyse, som RMC/ICG har gennemført for Digitaliseringsstyrelsen om potentialet for øget anvendelse af videotolkning og videokonference på sundhedsområdet.

Hvert år transporterer 98.226 kommunale medarbejdere sig til indsatsrettede møder, der foregår mellem to eller flere matrikler i tværkommunalt eller tværsektorielt regi. Heraf kunne 93.315 ifølge medarbejdernes selv med fordel erstattes af videomøder.

Det er både mange timer og store summer der drejer sig om: Alene i de kommuner, som allerede har det fornødne udstyr til videomøderne, er potentialet 31 mio. kr. over en 5-årig periode. Hvis alle kommuner (også de der ikke har kapacitet i dag) omlægger de indsatsrettede møder til video, er potentialet knap 42 mio. kr. over 5 år.

Når man dertil lægger, at de møder, som er omfattet af analysen, kun udgør ca. 6 procent af den samlede mødeaktivitet på det kommunale sundhedsområde bliver tallene endnu mere overvældende.

Kortere og mere strukturerede videomøder og flere kvalificerede tolke med videotolkning

I analysen er der også identificeret nogle konsekvenser af omlægning af analoge møder og tolkninger til videomøder, som ikke er kvantificeret i analysen fx at:

• Man på tolkeområdet vil opnå højere faglighed og fleksibilitet bl.a. fordi man nemmere kan få adgang til kvalificerede tolke. Økonomien forventes også at blive forbedret fordi tolkningerne bliver kortere og færre tolker aflyser.
• I forhold til møderne forventes de at blive kortere og mere strukturerede, når de afholdes på video.

Sjældent at udstyret er i orden – heller ikke til videomøder

Rapporten peger også på, hvad der skal gøres, for at realisere potentialet og holde flere af møderne på video, bl.a. at:

Det skal gøres synligt, hvad der ønskes opnået med omlægningen til øget anvendelse af videotolkning og videokonferencer blandt de involvererede medarbejdere.

1. Ledelsen klart og vedholdende skal formidle vigtigheden af omlægningen på alle niveauer i organisationen, og selv ”walk the talk” dvs. også selv holde møderne på video
2. Medarbejdere og ledere skal involveres aktivt, både dem, der er for og nogle af dem, som er kritiske overfor den nye praksis
3. Tempo og stil for implementering skal passe til den eksisterende organisation og kultur

Se hele rapporten her: Rapport og business case. Analyse af øget brug af videotolkning og videomøder, maj 2014.