Hvorfor er videndeling på online møder så svært?

29. november 2012

Videndeling på online møder kræver en særlig indsats både fra mødelederen og -deltagernes side. Her om nogle af de udfordringer, vi er stødt på i samarbejdet med Novo Nordisk om at udvikle værktøjer til at forbedre videndelingen på deres online møder.*

Svært at engagere deltagerne aktivt

En af de største udfordringer, vi har oplevet, er det at engagere mødedeltagerne aktivt. Deltagerne sidder på forskellige lokaliteter i hele verden. De kan ikke se hinanden, hvis der ikke er kamera på, og det er der ofte ikke. De kan derfor kun lytte og tale med mindre de aktiveres på andre måder. De kan derved hurtigt blive fristet til at lave noget andet fx tjekke sine mails eller sms’e, og det går ud over deres koncentration og bidrag, og dermed videndelingen.

Hvad med de indbyrdes relationer?

Derudover kan det være sværere for deltagerne på online møder at udvikle deres indbyrdes relationer, som er udgangspunktet for en mere fri, uformel og spontan videndeling, hvor man også bringer sig selv i spil. Online møderne er præget af envejsorienteret formidling, og plenum-online-rummet hvor alle kan høre alle begrænser den fri kommunikation og smalltalk om arbejde, vejr osv.. Dermed er det også langt vanskeligere for deltagerne at udvikle den fortrolighed, der er en afgørende forudsætning for videndelingen.

Tidsforskellen

Når mødedeltagerne på online møderne som i Novo Nordisk kommer fra forskellige lokaliteter over hele verden udgør tidszonerne også en udfordring. For hvordan skaber man videndeling mellem personer, som i den ene del af verden knap nok er vågen, og som i den anden del af verden burde være gået i seng på det tidspunkt mødet starter? Videndeling fordrer, at man er opmærksom, koncentreret, åben, lyttende og bidragende og det er vanskeligt, når man er meget træt.

Forskellige kulturelle baggrunde

Sidst men ikke mindst kan mødedeltagernes forskellige kulturelle baggrunde også udgøre en udfordring for videndelingen. På online møderne kan det være endnu vanskeligere at afkode og håndtere de kulturelle forskelle, som også kan udfordre på de fysiske møder, og derudover er der nogle kulturelle udfordringer som primært slår igennem under online møderne. Disse specifikke udfordringer hænger sammen med, at de globale mødedeltagere mødes på tværs af de lokale (kulturelle) møderum, som de sidder i, og ikke på mere neutral grund (det fælles mødelokale) som det fysiske møde. Dette øger risikoen for, at deltagerne er mere tilstede i deres egen kulturelle kontekst end i den fælles kontekst, og dermed bringer man mange flere forskellige normer for åbenhed, høflighed, autoriteter osv. ind i mødet. Dette gør det vanskeligere at opnå en fri og jævnbyrdig dialog.

Hvorfor så holde online møder?

Når man læser ovenstående, kan man nemt komme til at stille sig selv spørgsmålet, hvorfor man overhovedet bruger online møder, når udfordringerne synes så mange. Hos Novo Nordisk ved man, at online møderne er den eneste mulighed i en global virksomhed. At bringe alle disse mennesker sammen til møder ansigt-til-ansigt hver gang er simpelthen alt for dyrt og tidskrævende. I den afdeling, vi samarbejder med i Novo Nordisk, bringer man derfor kun afdelingerne sammen hver 1½ år. Resten af møderne foregår online.

I Novo Nordisk oplever man da også online møder som effektive til at give hurtig information, og afklare evt. tvivlsspørgsmål i den forbindelse. Men eftersom formålet med møderne (både online møderne og de fysiske hvert 1½ år) også er, at afdelingerne samarbejder og gør tingene på samme måde uanset om de sidder i København, Brasilien, Kina eller USA, så er videndelingen mellem dem helt afgørende.

Hent hjælp i VidendelingsKassen

For at forbedre videndelingen på online møderne har Novo Nordisk i samarbejde med AZENA, Lundbeck og Experimentatium udviklet VidendelingsKassen, som bl.a. indeholder tips og konkrete metoder til online videndeling. Se mere om VidendelingsKassen.

* Projektet er støttet af CKO