Værktøjer
Kurser & forløb
Bruger I også 26.500 kr. pr mødedeltager i rejseomkostninger?
Nyt studie viser, at de direkte udgifter til rejseaktivitet forbundet med møder* og konferencer i amerikanske virksomheder er steget med næsten 12% fra 2012 til 2016, hvor udgifterne beløb sig til 120 milliarder danske kr.
Mens Events Industry Council, som står bag undersøgelsen, jubler over stigningen, bør den give anledning til eftertanke blandt de amerikanske virksomheder, som finansierer gildet. Og i alle de andre virksomheder også.
De stigende udgifter til rejseaktiviteter hænger sammen med et stigende antal møder: I 2009 deltog de amerikanske virksomheder i 1,790,800 møder, mens tallet i 2016 var 1,887,782, altså en stigning på 5.4%.
I samme år er antallet af mødedeltagere steget fra 204,724,000 til 251,235,698 dvs. 22.7% flere. Sidstnævnte tyder på at virksomhederne holder flere større møder og konferencer med flere deltagere.
Virksomhederne i undersøgelsen bruger svarende til 26.000 danske kr pr mødedeltager på rejseudgifter pr år. Det til trods for at virksomhederne må formodes at tilhøre den liga, som har både rigeligt med lokaler særligt indrettet til videomøder og Conference Calls, OG medarbejdere, der både har evner og software til at mødes virtuelt med kollegaer og samarbejdspartnere.
Udviklingen i møderelateret rejsetid fra 2016 og frem
Nu er der sikkert sket en del siden 2016, men mit bud er at både antallet af møder og relaterede rejseomkostninger fortsat er stigende, selvom mulighederne for at mødes virtuelt er blevet markant bedre pga. hurtigere internet, og bedre soft- og hardware.
Det er derfor relevant at spørge, hvorfor de og vi bliver ved med at foretrække at mødes fysisk, også når det drejer sig om internationale møder med lang rejsetid.
Ikke overraskende er det først og fremmest fordi det fysiske møde altid vil vinde over de virtuelle møde, når det handler om muligheder for komplekst interaktion og relationsudvikling. Dertil kommer andre (mindre hensigtsmæssige?) begrundelser for de fysiske møder:
- De giver os mulighed for at komme lidt væk fra arbejdspladsen, og få luft under vingerne.
- De giver os mulighed for (prestigefyldte/frynsegode) rejser ofte med ophold på (luksus) hoteller i udlandet.
- Kræver ikke adfærdsændringer og nye (tekniske) kompetencer. Ingen nye måder at organisere, forberede og facilitere møderne på.
- Anerkendes som leverancer i projektsammenhænge, hvilket ikke altid er tilfældet med virtuelle (synkrone) møder og læringsaktiviteter.
Spar 26.500 kr pr mødedeltager pr år
Hvis også I er trætte af at 2.4% af jeres mødedeltagere koster jer 11.5% af jeres direkte udgifter til møder, så er der god grund til at få set på hvilke muligheder I har med virtuelle møder. Investere bare nogle af de 26.500 kr pr mødedeltager pr år i at klæde jeres medarbejdere på til at holde flere af møderne virtuelt, og sørge for at de har det, der skal til mht teknik og net.
Start i det små dvs. med møder med få deltagere helst kollegaer.
Møder, hvor hver person deltager i mødet med fra sin egen pc/tablet.
Træn og test i forhold til software, lys og lyd.
Leg og “dum jer” sammen.
Sørg for at I alle både får erfaringer som mødeleder/presenter og mødedeltager.
Tal om fordelene ved de virtuelle møder, og se om I kan få vendt 1.-4 ovenfor til fordele for de virtuelle møder.
Så er I klar til møderne med samarbejdspartnerne også internationalt.
* Møde defineres i undersøgelsen som en samling på 10 eller flere personer som i mindst fire timer deltager i et aftalt møde.
Se hele undersøgelsen her
