Er jeres møderække som I plejer, fordi I plejer?

Mange af vores tilbagevendende møderækker holder vi som vi plejer, og fordi ”vi plejer”.

Hvis møderne er svaret, hvad var så spørgsmålet?

Alt for sjældent stopper vi op, og betragter møderækken udefra for at se på, om:

  1. Møderne tjener de MetaMål (møderækkens overordnede formål på tværs af de enkelte møder), den i sin tid blev sat i verden for, eller om mødeformen eller deltagerkredsen skal ændres.
  2. De udfordringer, som møderækken i sin tid blev sat i verden for at imødekomme, er forsvundet eller har ændret sig så meget, at det måske ikke længere er relevant at holde møderne.

Hvorfor holder vi egentlig møderne?

Som mødeejer eller –ansvarlig for en møderække er det altså en god ide at starte med at stille skarpt på, hvad man gerne vil have ud af at holde møderne (møderækkens MetaMål).

Typiske MetaMål for mange af de tilbagevendende møder, specielt de interne, er at dele viden, koordinere og skabe overblik over opgaver og roller, skabe fællesskab, sammenhold og en god stemning.

Hvem skal dele viden med hvem på møderne

I forbindelse med afklaringen af MetaMålene er det relevant at definere det ønskede vidensflow, altså hvor vigtigt (i %) vidensflowet fra mødeejeren til mødedeltagerne er i forhold til vidensflowet fra deltagerne til mødeejeren, og vidensflowet mellem mødedeltagerne – i alt 100%.

Opfylder møderne MetaMålene?

Det næste skridt er at undersøge, om møderne faktisk opfylder MetaMålene. Her bør man gøre to ting:

  1. Spørge mødedeltagerne hvordan de oplever møderne, og om de (gen)kender møderækkens MetaMål i de enkelte møder?
  2. Selv se på møderne udefra med henblik på at vurdere, om møderækkens MetaMål bliver mødt herunder om det faktiske vidensflow stemmer overens med det ønskede vidensflow?

Mødeform, deltagerkreds eller mødeejerskab

Hvis svaret er nej på et eller alle af disse spørgsmål, så skal der gøres noget ved mødeformen, deltagerkredsen og/eller mødeejerskabet. Måske skal:

  • Mødeformen ændres fx så der i højere grad bliver delt viden mellem deltagerne og i mindre grad informeret på møderne
  • Deltagerkredsen ændres så de relevante organisatoriske enheder, er repræsenteret på møderne med de ”rigtige” personer i forhold til arbejdsopgaver og beslutningskompetence.
  • Mødeejerskabet ændres (fx så der fremover kun er en mødeejer) eller deles mere lige fx ved at møderne planlægges i fællesskab og mødeledelsen går på skift.

Stik fingrene i ..en hvepserede

Og så er det bare om at komme i gang, selvom det lyder lettere end det er, da det at ændre en møderække kan være som at stikke fingrene i en hvepserede.

De spørgsmål man må stille, og de svar man kan få, kan nemlig være med til at synliggøre og bringe mødekulturen og nogle mere grundlæggende organisatoriske udfordringer op til overfladen, og pludselig er det måske så ikke kun møderækken, der er i spil.

Det kræver altså mod at se på en møderække udefra, hvis den kun er der fordi vi plejer. Men på den anden side; har I råd og mod til at lade være?