Hold møde på nettet

19. februar 2014

Webmøder er en nem måde at spare både transporttid og penge, men det er vigtigt, at man holder deltagerne engageret, så de ikke fristes af nettets mange muligheder for overspringshandlinger.

Der findes mange forskellige måder at holde møder over store afstande på – fra telefonen til moderne telekonferencer, hvor man nærmer sig det fysiske møde ved hjælp af HD-kameraer og store skærme.

Øv dig på webmøderne på Skype

”Hvis man er begynder, og bare skal holde møde én til én kan man bruge Skype, der er gratis. Hvis man gerne vil kunne noget mere – for eksempel dele skærm eller arbejde i de samme programmer – skal man bruge en af de mere professionelle møde-platforme,” siger Line Holst Jensen, der er ejer af AZENA, der specialiserer sig i webmøder.

Sørg for at teknikken er i orden for alle deltagerne

Uanset hvilken løsning man vælger, skal man være opmærksom på, at det tekniske skal være i orden. Det vil sige, at alle deltagerne har adgang til den mødeapplikation, mødet afholdes på – uanset om det er fra smartphone, tablet, pc eller mac., og at de kan se præsentationerne osv. under mødet.

”Webmødet er meget fleksibelt, fordi du kan deltage fra en bærbar enhed i din baghave eller et hotel i udlandet, hvis bare internetforbindelsen er i orden,” siger Line Holst Jensen, der anbefaler, at man tester udstyret inden, så man er sikker på, at det fungerer for alle deltagerne.

Mødeformen og mediet kan ændres alt efter, hvilken type møde og formål man har.
”Hvis det ikke er så komplekst, kan man gøre det per telefon eller mail. Efterhånden som kompleksiteten stiger kan man så bruge webmøder eller webkonferencer, der minder mere om fysiske møder,” siger hun.

Engager mødedeltagerne på webmødet

Når man sidder foran skærmen, kommer man let til, at flytte fokus fra mødet til for eksempel at tjekke mail, facebook eller nyheder. Derfor er det, ifølge Line Holst Jensen, vigtigt, at møderne er aktive og engagerende.

”Deltagerne skal have ordet mindst hvert femte minut, for ellers mister vi koncentrationen og laver alt muligt andet på computeren. Derfor handler det om, at designe mødet som en proces, hvor der hele tiden er lagt forskellige deltageraktiviteter ind,” siger hun.

Gode midler til at involvere deltagerne kan for eksempel være digitale afstemninger, hvor du beder deltagerne om deres mening. ”Det er meget nemt at oprette en afstemning, og på den måde får du nogle resultater, så du kan se, hvor deltagerne står og tale ud fra det,” siger hun.

En anden mulighed er at bruge et whiteboard eller Powerpoint, som du giver deltagerne adgang til selv at skrive og redigere i. ”På den måde kan man arbejde med mødet på en måde, hvor man producerer noget undervejs,” siger hun.

Et godt webmøde kræver planlægning

Hvis der for eksempel skal bruges et virtuelt whiteboard på mødet, er det vigtigt, at det er gjort klar, så det kan bruges undervejs. Det er også en god idé at have en mødeassistent med, der kan styre slagets gang på nettet, så man ikke som mødeleder skal koncentrere sig om det.

”Til webmødet er det endnu mere krævende at være mødeleder, fordi du har færre virkemidler og skal bruge din stemme meget. Du kan ikke både være mødeleder og få teknikken til at fungere,” lyder rådet. En assistent kan også holde øje med, hvad der sker på chatten, som kører ved siden af lyd og billede via softwaren.

”Som mødeleder ved en webmøde, kan du ikke se deltagerne på samme måde eller mærke stemningen, derfor skal du i endnu højere grad hele tiden holde dem til ilden og holde øje med, at alle får sagt noget. Du skal hele tiden holde mødet på sporet i forhold til det, du gerne vil opnå,” siger Line Holst Jensen, der anbefaler at man laver en grundig drejebog for mødet.

Gode råd til webmøder

Sørg for at teknikken fungerer og test inden mødestart
Mødedeltagerne skal engageres aktivt mindst hvert femte minut fx ved at stemme, skrive på digitale whiteboards eller eller powerpoints eller skrive i chatten
Design mødeprocessen minut for minut og forbered deltagerinddragelsen på forhånd
Få en assistent med, der står for det tekniske under mødet.
Begræns mødet til en time eller under