Værktøjer
Kurser & forløb
Kom godt fra start i jeres virtuelle netværk
Da en dansk offentlig Styrelse i foråret 2020 besluttede at starte et Projektstyringsnetværk til trods for COVID-19, blev det fysiske opstartsmøde transformeret til et innovativt, interaktivt virtuelt netværksmøde. Det blev en succes og netværket kom stærkt fra start.
Et stort netværk med mange forskellige deltagere og fagligheder
Netværkets formål er at sikre sparring, vidensdeling og det faglige og sociale fællesskab mellem dem, som arbejder med styrings- og projektopgaver i it-projekter i Styrelsen.
De 25 deltagere er projektledere, -konsulenter, -sekretære, -management-office ressourcer mm som spænder vidt i faglighed, alder og personlighed. Planen var at møderne skulle afholdes fysisk, men da Corona lukkede Danmark ned i marts, blev netværksopstarten flyttet til et virtuelt corona-frit rum med innovative samarbejdsværktøjer. Her blev netværksfacilitatorerne sat på en hård prøve!
Velforberedte virtuelle netværksfacilitatorer
Inden det første møde i Projektstyringsnetværket, havde netværkets facilitatorer været på kursus hos AZENA om opstart og facilitering af virtuelle netværk. Her blev netværkets metamål versus mødemål samt netværksdeltagernes udbytte debatteret, og facilitatorerne blev introduceret for NetværksMødeModellen og de tre grundtyper af aktiviteter. På den baggrund designede facilitatorerne det første netværksmøde med særligt fokus på aktiv inddragelse af og udbytte for de mange forskellige deltagerne, som ikke havde mødt hinanden før.
Det første virtuelle netværksmøde
Projektstyringsnetværkets første møde varede 3 timer. Det er lang tid, når det foregår virtuelt.
Mødet startede med en ’bordet-rundt’ hvortil hver deltager havde forbedret en 1-minuts elevatortale. Alle havde kamera på.
Derefter var der indlæg og dialog aktiviteter med forskellige virtuelle metoder. Netværkets spilleregler blev udviklet bl.a. i chatten i Microsoft Teams, mens forventningerne til netværket og brainstorm på emner blev klaret med virtuelle post-its på samarbejdsværktøjet Miro.
Lessons learned – Et virtuelt netværksmøde
Solid planlægning, hård styring samt en god portion tålmodighed og godt humør fra netværksdeltagerne resulterede i et godt første møde pga:
- Velplanlagt mødestruktur og indlæg
- God styring på selve dagen
- Mødedeltagerne havde forberedt sig på forhånd
- Der blev anvendt forskellige interaktive virtuelle værktøjer
- Indlæggene var korte
Hvad der fungerede mindre godt var bl.a.:
- At detlagerne skulle have været involveret aktivt endnu mere
- Der skulle have været større fokus på fagligheden
- Enkelte deltagere oplevede tekniske udfordringer
- Tidsplanen skred og et punkt på agendaen måtte droppes
Oplevelsen af at afholde et virtuelt netværksmøde var overvejende positiv, og netværksfacilitatorerne har lært at:
- Et godt virtuelt møde kræver god tid til grundig planlægning. Og masser af energi, overskud og overblik når mødet skal facilitere, da det er langt mere krævende at engagere folk gennem skærmen.
- Det er vigtigt at holde sig til agendaen. Da tidsplanen skred og et mødepunkt blev droppet, levede mødet ikke op til forventningene hos nogle af mødedeltagerne.
- Sæt kamera på. Det skaber en bedre fællesskabsfølelse, at folk kan se hinanden.
- Hold korte oplæg. Når folk sidder på distancen, mister de hurtigt interessen.
- Vær skarp ordstyrer. Nogle personer siger mere end andre. Når man ikke er i det samme fysiske rum, kommer enkelte deltagere hurtigere til at fylde meget. Alle mødedeltagerne skal, så vidt muligt, aktiveres lige meget.
