Værktøjer
Kurser & forløb
Møde-hotline og stålsat ledelse når møderne skal løftes
“Vilje, viden og kunnen” skal der til, når man vil ændre mødekulturen, og sikre at investeringerne i kurser og værktøjer bliver forankret i den daglige mødepraksis.
Af Maria Kümmel, Kommunikations- og HR-medarbejder, Blindecenter Bredegaard
Sidste år besluttede vi at sætte alle vores møder under lup. For vi holder mange møder, og det er vigtigt at møderne fylder os med god energi og med følelsen af at have udrettet noget.
Derfor blev vi alle sendt på kursus, og alle fik en mødeværktøjskasse. Og så skulle alle teammøderne fremover holdes efter de nye mødeprincipper, fik vi at vide. DET var effektivt.
Struktur, roller og forberedelse giver gode møder
Allerede et halvt år efter var resultaterne til at føle på. Og det er de stadig. Her er nogle af resultaterne af vores teammødeevaluering i februar:
1. Strukturen på møderne og mødeforberedelsen er blevet markant bedre.
2. Ansvars- og rollefordelingen er blevet tydelig: MødeLeder, MødeDesigner, MødeSupporter, MødeReferent mv.
3.Vi overholder tiden.
4. Vi har bedre overblik over det, vi skal nå, og dermed bedre mulighed for at forberede os, også fordi vi nu får dagsordenen ud i god tid.
5. Alle kommer nu til orde på møderne. Vi bruger fx timeglas, tidsstyrede bordet-rundt-runder, makkerpar-snakke osv.
6. Vi sparer tid med dagsorden og resume, da vi har tilføjet en beslutningsreferat-kolonne i dagsorden-skabelonen, så vi kun har ét dokument pr. møde.
OG sidst men ikke mindst: Både vores arbejdsmiljø og teamudvikling er blevet bedre!!
Det svære
Medarbejderne blev også spurgt, hvad de synes, har været svært ved den nye måde at holde møder på. Her fortæller flere, at dagsordenen og måden at køre møderne på, kan virke fastlåst og knap så fleksibel. Kollegaer, som har arbejdet med metoden i længere tid, fortæller dog, at jo mere erfaring man har, jo mere fri og kreativ bliver man.
Flere har også haft svært ved en fast dagsorden, når der ofte opstår akutte ting. Derfor har mange teams afsat 20-30 minutter til eventuelle akutte punkter, som mødedeltagerne byder ind med efter check-ind. Herefter vurderer MødeLeder om der er behov for at ændre dagsordenen. På den måde kommer teamet i mål med de allerede fastlagte punkter samtidig med at der også er plads til akutte punkter.
En anden udfordring er, at udarbejde dagsordenen med MødeMål og estimere tiden til de forskellige dagsordenpunkter.
Vores møde-hotline
For løbende at imødekomme behov for mødehjælp, har vi på Bredegaard oprettet en møde-hotline = Mig.
Her kan mine kollegaer akut få hjælp til fx at formulere MødeMål og designe mødeprocessen med de rigtige aktiviteter afhængigt af, hvad man vil opnå.
Blindecenter Bredegaard er et specialpædagogisk botilbud og dagtilbud til udviklingshæmmede blinde og svagtseende voksne mennesker. Blindecenter Bredegaard er et selvejende tilbud med driftsoverenskomst med Den Sociale Virksomhed, Region Hovedstaden. Blindecenter Bredegaard har ca. 90 ansatte, som er organiseret i teams. Læs mere her
