Teknik til webinaret – Få overblik over udstyr og opsætning

10. juli 2017

Hvilket teknisk udstyr skal vi bruge til webinaret, og hvordan skal det stilles op og forbindes? Få overblik her, uanset om I vælger et “skrivebord” eller “scene” set up til jeres webinar. Læs om fordele og ulemper ved de to typer, og det udstyr, der skal til.

Artiklen er skrevet i samarbejde med Phillip Heller-Christensen, udviklingschef i Dansk IT, samt Thomas Augsburg, Chefkonsulent i PFA Pension.

Teknik til webinaret – skrivebordet

Med et “skrivebord” set-up kan indlægsholderen tale og vise sin præsentation, fra dér, hvor vedkommende er, typisk siddende ved sit skrivebord. Indlægsholderen behøver med andre ord ikke fysisk være det samme sted som webinarets tekniske facilitator. Indlægsholderen behøver heller ikke være synlig på skærmen, hvor deltagerne måske bare ser præsentationen, og hører indlægsholderens og evt. ind imellem også facilitatorens, stemme. Dette set up har eksempelvis Dansk IT gode erfaringer med som en fleksibel, effektiv måde at afholde et interaktivt webinar på. 

Fordelene ved et “skrivebord” webinar er indlysende: Det kræver et minimum af udstyr og koordination, da det grundlæggende kan afvikles med to pc’er. Det er derfor ikke nødvendigt med et lokale som er indrettet til webinaret, heller ikke at indlægsholder og facilitator er i fysisk i nærheden af hinanden. Derfor er denne form for webinar velegnet, når I gerne vil inddrage eksperter som fysisk befinder sig langt fra jer selv. Det er også velegnet, når I gerne vil holde omkostningerne nede, da udgifterne til teknik, udstyr, lokale, transport og timer er lavere end til scene-webinaret.

Ulemperne ved et “skrivebord” webinar: Da I ikke på samme måde kan kontrollere billede og lyd risikerer I at kvaliteten er derefter, hvormed denne form for webinar kan blive oplevet mindre professionelt end scene webinaret.

Teknik til webinaret – scenen

Med et “scene” set-up er indlægsholder og facilitator fysisk til stede i det samme lokale under webinaret. De taler på scenen, hvor I har sørget for godt lys og en flot baggrund fx med jeres logo eller lign. Her oplever deltagerne webinaret som et samlet hele; præsentation og facilitator som måske interviewer en eller flere indlægsholdere på scenen og løbende inddrager deltagerne, og bringer deres input i spil overfor indlægsholderne. Gjort rigtigt, kan deltagerne med dette set up opleve at blive inviteret ind i et levende, nærværende interaktivt rum hvor de selv spiller en aktiv og  rolle. Dette har eksempelvis PFA Pension særdeles gode erfaringer med på deres PFA Pension 55+ webinarer, som er blevet et populært alternativ til de fysiske møder. 

Fordelene ved et “scene” webinar er, at det fremstår mere professionelt og at det er lettere for indlægsholder og facilitator at være i dialog undervejs og løbende tilpasse det, som foregår – også ift. interaktionen med deltagerne og deres inputs.

Ulemperne ved et “scene” webinar er at det kræver mere udstyr og et lokale som enten permanent er sat op til webinaret eller hurtigt kan blive det. Det er også en ulempe, at indlægsholderen skal være fysisk til stede, ovenikøbet i længere tid end under selve webinaret, da on-stage-tests forinden ofte tager et par timer. På den måde stiller “scene” webinaret på godt og ondt også større krav til indlægsholderens tid og fremtræden, altså evne til at kigge ind i kameraet, stå roligt osv. Alt sammen noget som virker godt for deltagerne, hvis indlægsholderen mestrer det, og som kan distrahere meget, hvis vedkommende ikke gør. Udgifterne til teknik, udstyr, lokale, transport og løn er naturligvis også højere end til skrivebord-webinaret.

Teknik til webinar scenen – opstilling og udstyr

Vælger I et “skrivebord” set-up, skal I som nævnt ovenfor grundlæggende bare bruge to pc’er.

Vælger I “scene” set up så anbefaler Dansk it følgende opstilling og udstyr:

Teknisk udstyr 

Her følger en oversigt over det udstyr, I får brug for, samt hvordan I forbinder og bruger det:

Udstyr 

1. 3 pc’er
2. USB Mixer
3. Mikrofon, evt. knaphuls mikrofoner til indlægsholder
4. Web-cam et. inkl stativ/ophæng (højde med det, som indlægsholderen kigger på)
5. Skærm, hvor indlægsholderne kan se præsentationerne/ chatten osv.
6. PC skærm
7. Headset
8. Lys! På scene og indlægsholder
9. Borde der passer til at stå eller sidde, alt efter hvad man vælger
10. Baggrund: Banner/logo, planter eller lign.

Opsætning og funktion

1. På PC 1 køres talers præsentation
2. Ved PC 2 står ordstyrer. PC skærm, webcam samt mixer forbindes til PC2.
3. Ved PC 3 sidder teknisk moderator som styrer mixer. Til mixer forbindes taler og ordstyrers mikrofoner. Teknisk moderator har head-set forbundet til PC 3.
4. På alle 3 PC’er kører webinaret. PC 1 opsætning er presenter. PC 2 og 3 er organisers. PC 2 + 3 kan lægges sammen til én moderator rolle som således både er ordstyrer og teknisk moderator.