Møder med enevældige mødeledere og passive deltagere er passé

Enevælde mødeledelse er passé

Mens det stadig typisk er lederen, der fungerer som MødeLeder ved de tilbagevendende møder som fx afdelings- & teammøder, er der en stigende erkendelse af, at der er mange fordele ved at lade mødedeltagerne tage sig af mødets andre opgaver udover kaffebrygning og referatskrivning.

Flere mødedeltagere får aktive roller på mødet

I mange af de organisationer og virksomheder, som vi møder i AZENA, er det blevet mere almindeligt at give flere af mødedeltagerne en opgave eller rolle på de tilbagevendende møder. Vi oplever, at der er en mere udbredt erkendelse af, at jo flere der har en opgave eller rolle, jo større ejerskab, engagement og energi på mødet. Vi hører, at fordelingen af roller og opgaver blandt mødedeltagerne øger sandsynligheden for, at man opnår det, man skal på mødet, og at færre mødedeltagere læner sig tilbage, og fralægger sig ansvaret for mødet.

Samtidig er man blevet mere opmærksom på vigtigheden af en attraktiv dagsorden med klare MødeMål, så alle mødedeltagerne går positive ind til mødet, ved præcis hvad der skal kommer ud af det, og hvilken aktiv rolle de forventes at spille i den forbindelse. En klar dagsorden gør det også lettere for deltagerne at tage ansvar for, at MødeMålene bliver nået, at mødetiden bliver brugt til det den skal, selvom det formelt set er MødeLederen, der har ansvaret for mødet.

Mødedeltager i dag – mødeleder i morgen

I AZENA oplever vi også, at man er opmærksomme på, at en mødedeltager i dag kan være MødeLeder i morgen, og at alle/de fleste i organisationen i princippet bør være klædt på til selv at kunne holde engagerende og effektive møder.

Enkelte steder har man også erkendt, at det sagtens kan være andre end lederen, der er MødeLeder, og at der er mange fordele ved at lade rollen som MødeLeder gå på skift, hvis ikke for hele mødet, så for udvalgte dagsordenpunkter.

Det tager mere tid, men den tid får du igen 500%

At uddelegere mødets roller og opgaver, og sørge for en klar og attraktiv dagsorden tager naturligvis mere tid end at udsende den sædvanlige standard dagsorden og lede mødet selv.

 

Men selvom tidsforbruget er en af de flaskehalse for mødeinnovation, vi oftest hører om i AZENA, så er tidsbesparelsen samtidig en af de væsentlige begrundelser for at mødelederne vælger at kaste sig ud i at forbedre og afholde deres møder på denne måde.

Tidsbesparelsen er både på kort sigt og længere sigt: På kort sigt gør uddelegeringen af mødets opgaver, at møderne bliver mere engagerende og effektive, hvilket på kort sigt gør, at man sparer mange medarbejdertimer (sparet/mere effektiv mødetid * antal medarbejdere). På længere sigt sparer man tid efterhånden som flere og flere medarbejdere via uddelegeringen af mødets opgaver bliver mere kompetente mødedeltagere, og får erfaringer med at planlægge og lede møder ved at sætte MødeMål og udvikle mødeprocesser, selvom det bare er for et enkelt dagsordenpunkt. Alt i alt er uddelegeringen af mødets opgaver altså en rigtig god investering!