Værktøjer
Kurser & forløb
Videomøderne giver markante besparelser i Socialstyrelsen
Videomøderne giver markante besparelser i Socialstyrelsen I Socialstyrelsens Kontoret for Socialtilsyn og National koordination holdes omkring 30% af møderne som videomøder.
Eftersom mødetiden udgør 50% af arbejdstiden, er der meget at spare på transporten, når mødernes holdes virtuelt.
Det er primært de interne møder, som holdes online, fordi medarbejderne sidder både i Odense og København, men også nogle af de eksterne møder foregår på skærmen.
75% af mødelokalerne har videosystemer
Når jeg spørger Henrik Frostholm, Souschef i Kontoret for Socialtilsyn og National koordination, hvorfor videomøderne er blevet så stor en succes, svarer han, at det er fordi teknikken på videomøderne er velfungerende, og fordi medarbejderne kan se klare fordele ved at holde møderne online.
”Vi har videokonference systemer i 25 mødelokaler, dvs. omkring 75% af samtlige mødelokaler, og vores medarbejdere er trænede i at betjene og booke dem via den almindelige mødeindkaldelse i Outlook. Det er også muligt at deltage i videomøderne fra egen pc, hvilket nogle benytter sig af fx i forbindelse med hjemmearbejde. En anden stor fordel ved video møderne er, at de kan arrangeres med kort varsel, da det er nemmere at finde tid i de fyldte kalendere til en times online møde end til en times fysisk møde, fordi sidstnævnte også kræver tid til mindst 3 timers transport t/r Odense-København”
Henrik fortæller også at en afgørende faktor for online mødernes succes er, at ledelsen går foran ved selv at holde mange møder online, og sørger for at mødekulturen er et tilbagevendende tema på afdelingsmøderne. Med hensyn til de eksterne møder holder Styrelsen også en del af dem online.
Henrik uddyber: ”Hvis de eksterne mødedeltagere ikke selv har adgang til et video konference lokale, indbyder vi dem til at deltage i mødet fra et af vores video konference lokaler. Her sørger vi for at en af vores medarbejdere er klar til at hjælpe dem tilrette med teknikken, også selvom de ikke selv skal deltage i mødet. Det fungerer godt, for vores eksterne partnere vil også gerne spare transporten.”
Det første møde skal holdes fysisk – derefter kan vi holde videomøder
Selvom vi er glade for videomøderne er vi meget opmærksomme på at komme godt fra start med de nye og løbende vedligeholde eksisterende samarbejdsrelationer, eksterne såvel som interne. Derfor holder vi altid det første møde med nye samarbejdsrelationer fysisk, og ved tilbagevendende møder sørger vi for at fx hvert andet møde er fysisk. På spørgsmålet om antal deltagere på møderne forklarer Henrik, at de typisk er 4-6 personer.
”Vores erfaringer viser at videomøderne fungerer bedst ved max 2-3 lokaliteter ellers bliver der problemer med skærm flimmerede ved høje lyde osv.”
Mødeledelse og mødedisciplin er særlig vigtig på videomøderne
Selvom videomøderne giver mulighed for at aflæse kropssprog osv. oplever Henrik stadig er der er forskel på at holde og deltage i et video overfor et fysisk møde. ”På videomødet er det særligt vigtigt, at der er en tydelig mødeledelse, at vi er mere strukturerede og disciplinerede. Det skal være klart, hvem der er mødeleder på mødet, og inden mødet skal vi vide, hvad vi skal opnå, og hvor lang tid der er afsat. Det der med at uddele hand-outs på mødet duer i sagens natur heller ikke, så mødelederen skal sørge for at sende invitation, bilag osv. ud til deltagerne i god tid forinden. Det er også vigtigt at lade hinanden tale ud – det der med at afbryde duer ikke”.
I Socialstyrelsen har man også fundet ud af, at møderne kan tage al den tid, der er afsat også selvom det ikke er nødvendigt. Derfor er standardindstillingen på et videomøde 30 minutter, så man skal gøre noget aktivt for at booke et møde, der varer længere end det.
Videomøderne bliver endnu mere vigtige i fremtiden
På mit spørgsmål om videomødernes plads/relevans (?) i fremtiden er Henriks svar utvetydigt: På en skala fra 0-10 (hvor 10 er højest) ligger video møderne i dag på 8, og vi forventer at nå op på 9 om fem år. Med hensyn til online møder via vores egne skærme på Lync er jeg til gengæld mere usikker på fremtiden. I dag er det kun få som holder online møder på Lync, primært fordi teknikken giver problemer, så det skal løses før vi kommer videre der”
